Ich werde recherchieren, ob Google reCAPTCHA DSGVO-konform in Deutschland nutzbar ist und welche Alternativen es gibt. Außerdem finde ich heraus, wie du reCAPTCHA oder eine Alternative in ActiveCampaign-Formulare integrieren kannst und welche Datenschutz-Hinweise du ergänzen solltest.

Zusätzlich werde ich nach Best Practices anderer ActiveCampaign-Nutzer gegen Spam suchen. Ebenso prüfe ich den Serverstandort von ActiveCampaign und seine DSGVO-Relevanz, insbesondere in Bezug auf den Hinweistext, den du deinem Formular hinzufügen solltest.

Ich melde mich, sobald ich die Informationen zusammengestellt habe.

1. Google reCAPTCHA: DSGVO-Konformität und Alternativen

Google reCAPTCHA und DSGVO: Google reCAPTCHA analysiert Nutzerverhalten (z.B. IP-Adresse, Mausbewegungen) im Hintergrund, um Bots von Menschen zu unterscheiden (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24) (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Dabei werden personenbezogene Daten an Google (USA) übertragen (Privacy Policy – Southern Fried Chicken | Zürich | Yardbird). In Deutschland gilt: Ohne ausdrückliche Nutzereinwilligung darf reCAPTCHA nicht eingesetzt werden (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Weder das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) noch eine technische Notwendigkeit lässt sich hier als Rechtsgrundlage herleiten (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Die französische Datenschutzbehörde CNIL verhängte 2023 sogar ein Bußgeld, weil reCAPTCHA ohne Einwilligung eingebunden war (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24) (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Fazit: ReCAPTCHA ist ohne vorheriges Opt-In datenschutzwidrig. Theoretisch kann man es DSGVO-konform nutzen, wenn man vorab die Einwilligung des Nutzers einholt (z.B. via Cookie-Consent-Banner) und den Einsatz in der Datenschutzerklärung transparent erklärt (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG). Allerdings bleibt ein Restrisiko, da Google nicht offenlegt, welche Daten genau verarbeitet werden (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG).

DSGVO-konforme Alternativen (Spam-Schutz): Statt Google reCAPTCHA gibt es daten­­schutz­freundlichere Lösungen für ActiveCampaign-Formulare:

• Honeypot-Feld: Eine einfache Eigenbau-Lösung ohne Drittanbieter. Man fügt dem Formular ein unsichtbares Feld hinzu, das echte Nutzer nicht sehen, Bots aber ausfüllen (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG). Bleibt dieses Feld leer, ist es ein Mensch; füllt ein Bot es aus, wird die Einsendung als Spam erkannt. Honeypots sind barrierefrei und verursachen keine Datenübertragung an Dritte (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG). Diese Methode ist effektiv und DSGVO-konform, da keinerlei zusätzliche Nutzer­daten anfallen oder geteilt werden.
• Friendly Captcha: Ein in der EU entwickelter Captcha-Dienst, der ohne Tracking und ohne Cookies auskommt. Statt Nutzeraktivitäten zu verfolgen, löst der Browser ein kleines kryptografisches Puzzle (Proof-of-Work). Personenbezogene Daten werden dabei nicht an den Anbieter gesendet, wodurch Friendly Captcha als DSGVO-konforme reCAPTCHA-Alternative gilt (DSGVO-konforme Alternative zu Google reCAPTCHA). (Friendly Captcha bietet z.B. europäisches Hosting und Data-Privacy-Framework-Zertifizierung in höheren Tarifen.)
• hCaptcha: Eine weitere Alternative, die anstelle von Google eingesetzt wird. hCaptcha ist darauf ausgelegt, Datenschutz zu achten (Nutzer können z.B. der Datenverarbeitung widersprechen) und finanziert sich anders als Google. Viele betrachten hCaptcha als datenschutzfreundlicher, da es keine Nutzerdaten zu Werbezwecken verwendet. Hinweis: hCaptcha stammt aus den USA, setzt aber auf Privacy-Funktionen – die DSGVO-Konformität hängt von der konkreten Konfiguration (ggf. Einwilligung) ab.
• Weitere Optionen: Es gibt neue Dienste wie Captcha.eu oder CaptchaFox aus Europa, die explizit DSGVO-Konformität versprechen (z.B. Hosting in der EU, keine Cookies) (DSGVO-konforme Alternative zu Google reCAPTCHA) (DSGVO-konforme Alternative zu Google reCAPTCHA). Je nach Budget und technischer Umgebung kann auch ein einfaches Quiz (Rechenaufgabe o.ä.) als Spam-Schutz dienen (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG), um externe Dienste ganz zu vermeiden.

Empfehlung: Wenn möglich, nutzen Sie zunächst Honeypots und Double-Opt-In (siehe unten) als Spam-Abwehr. Diese Methoden beeinträchtigen die Nutzerfreundlichkeit kaum und kommen ohne Drittanbieter aus. Sollten Captchas nötig sein, greifen Sie bevorzugt zu DSGVO-freundlichen Alternativen (Friendly Captcha, hCaptcha etc.) anstelle von Google reCAPTCHA. So minimieren Sie rechtliche Risiken und schützen die Privatsphäre Ihrer Nutzer.

2. Integration in ActiveCampaign-Formulare (reCAPTCHA oder Alternativen)

ActiveCampaign bietet in seinen Inline-Formularen von Haus aus ein Captcha-Feld (auf Basis von Google reCAPTCHA) an (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Dieses Feld lässt sich im Formular-Builder per Drag-&-Drop hinzufügen (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Bei Verwendung erscheint im fertigen Formular die bekannte „Ich bin kein Roboter“-Checkbox. Der Nutzer muss die Checkbox anklicken und ggf. eine Bilderauswahl lösen (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Nur bei erfolgreich bestandenem Test wird die Formulareinsendung akzeptiert. – Die Integration des standardmäßigen reCAPTCHA in ActiveCampaign ist damit technisch sehr simpel, aber datenschutzrechtlich wie oben beschrieben problematisch, sofern man es ohne vorherige Einwilligung lädt.

Wichtig: Das Captcha-Feld steht nur für Inline-Formulare zur Verfügung, nicht für schwebende Banner, Pop-ups etc. (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Stellen Sie also sicher, dass Ihr ActiveCampaign-Formular vom Typ Inline ist, falls Sie reCAPTCHA nutzen wollen.

Technische Schritte (reCAPTCHA in AC-Formular):

1. Formular bearbeiten: Melden Sie sich in ActiveCampaign an und navigieren Sie zu Website > Forms (Formulare). Öffnen Sie das gewünschte Inline-Formular im Editor (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center).
2. Captcha-Feld hinzufügen: Klicken Sie rechts im Editor auf „Fields“ (Felder) und wählen Sie die Standard-Felder. Ziehen Sie das Feld „CAPTCHA“ per Drag-and-Drop in Ihr Formular (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Passen Sie ggf. die Position an (üblich ist am Ende des Formulars, vor dem Abschicken-Button).
3. Speichern: Klicken Sie auf „Integrate“ und dann auf „Save and Exit“, um die Änderungen zu sichern (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Jetzt ist das Captcha aktiv. Bei Formularaufruf wird das reCAPTCHA-Skript von Google geladen und der Nutzer muss den Test ausführen, bevor die Daten an ActiveCampaign übermittelt werden (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center).

DSGVO-Hinweis: Laden Sie das reCAPTCHA-Skript idealerweise erst nach Nutzerzustimmung. Praktisch bedeutet das, das Formular zunächst ohne Captcha anzuzeigen und erst nach einer Einwilligung (z.B. via Cookie-Banner oder Klick auf einen Hinweis) das Captcha-Feld nachzuladen. ActiveCampaign selbst bietet dafür keine Automatik, d.h. man müsste mit eigenem Code das Nachladen steuern. Eine einfachere Alternative ist, auf reCAPTCHA zu verzichten und stattdessen andere Spam-Schutzmaßnahmen zu verwenden.

Integration von Alternativen: ActiveCampaign unterstützt Drittanbieter-Captchas (Friendly Captcha, hCaptcha etc.) nicht direkt im Baukasten. Sie haben dennoch folgende Möglichkeiten, um einen alternativen Spam-Schutz einzubinden:

• Honeypot-Feld einbauen: Wie oben empfohlen, fügen Sie im Formular einen versteckten Input hinzu. In ActiveCampaign können Sie im Formulareditor ein Hidden Field (benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Hidden“) anlegen (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Weisen Sie diesem z.B. den Namen „Homepage“ oder „Kommentar“ zu und blenden Sie es per CSS aus, sodass echte Nutzer es nicht sehen. Bots werden dieses Feld ausfüllen, echte Nutzer nicht.
  – Auswertung: Erstellen Sie in ActiveCampaign eine Automation, die nach jeder neuen Formulareinsendung prüft, ob das Hidden-Feld leer geblieben ist (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Wenn nicht leer (also Bot erkannt), markieren Sie den Kontakt als Spam oder löschen/abmelden ihn automatisch (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Bleibt das Feld leer (normaler Nutzer), passiert nichts weiter. Dieses Verfahren filtert automatisiert viele Bot-Einträge aus, ohne dass der Nutzer irgendetwas tun muss. Es erhöht also die Spam-Sicherheit ohne Zusatzaufwand für User.
• Friendly-/hCaptcha einbinden: Wenn Sie einen externen Captcha-Dienst nutzen wollen, ist etwas technischer Aufwand nötig. ActiveCampaign-Formulare können zwar per Embed-Code in die eigene Website integriert werden, aber die Validierung externer Captchas muss serverseitig erfolgen – ActiveCampaign bietet dafür keine direkte Schnittstelle. Ein pragmatischer Ansatz ist, ein eigenes Formular auf Ihrer Website zu bauen (HTML-Formular mit Feldern für Name, E-Mail etc. und z.B. Friendly Captcha Widget). Dieses Formular würde nicht direkt an ActiveCampaign senden, sondern zuerst an ein kleines Skript auf Ihrem Server. Dort validieren Sie die Captcha-Lösung über die API des Anbieters – ist sie gültig, leiten Sie die Daten per ActiveCampaign-API oder via POST an ActiveCampaigns Form Action URL weiter, um den Kontakt einzutragen. Dieses Vorgehen erfordert Programmierung, bietet aber volle Kontrolle über den Captcha-Typ. Hinweis: Einige Content-Management-Systeme (z.B. WordPress) haben Plugins, die ActiveCampaign-Formulare erweitern könnten. Für Friendly Captcha gibt es z.B. ein WordPress-Plugin; laut Anfrage auf GitHub wird ActiveCampaign-Form-Kompatibilität erwogen (Integration for Active Campaign · Issue #109 · FriendlyCaptcha/friendly-captcha-wordpress · GitHub). Bis zur offiziellen Unterstützung müsste man jedoch den skizzierten manuellen Weg nutzen.
• Double-Opt-In statt Captcha: Denken Sie daran, dass ActiveCampaign bereits von Haus aus mit Double-Opt-In arbeitet (bestätigte Anmeldung) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Selbst wenn ein Bot falsche E-Mails einspeist, gelangen diese Kontakte ohne Bestätigung nicht aktiv in Ihre Liste. In vielen Fällen genügt Double-Opt-In als Schutz vor schädlichen Einträgen, da Spamfallen und Fake-Adressen sich nicht bestätigen. Sie könnten also erwägen, ganz auf ein Captcha zu verzichten, um die User Experience zu verbessern – insbesondere wenn Honeypot und Double-Opt-In schon greifen. Stattdessen beobachten Sie Ihre Anmeldungen manuell; sollten doch vermehrt Bots durchkommen, können Sie immer noch nachrüsten.

Zusammengefasst: Die schnellste Integration ist das eingebaute reCAPTCHA-Feld von ActiveCampaign (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center), welches aber nur mit vorheriger Einwilligung DSGVO-konform ist. Alternativ lässt sich mit geringem Aufwand ein Honeypot implementieren, um Bots abzufangen, oder mit höherem Aufwand ein externer Captcha-Dienst (Friendly, hCaptcha) vorschalten. Wägen Sie Nutzen und Aufwand ab – oft ist die Kombination aus Honeypot + Double-Opt-In bereits ausreichend, bevor man ein Captcha einsetzt.

3. Datenschutzhinweise für Webseite und Formular

Die Nutzer müssen sowohl auf der Datenschutzseite (Privacy Policy) als auch im Formular selbst klar über die Datenverarbeitung informiert werden. Folgende Hinweise sind empfehlenswert:

a) Datenschutzerklärung (Privacy Policy): In Ihrer ausführlichen Datenschutzerklärung muss der Einsatz von ActiveCampaign und ggf. reCAPTCHA oder Alternativen explizit erwähnt sein (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Erklären Sie in separaten Abschnitten, welche Daten jeweils erhoben werden und zu welchem Zweck:

• ActiveCampaign: Beschreiben Sie, dass Sie einen E-Mail-Marketing-Dienst nutzen, inkl. Firmenname (ActiveCampaign, Anbieter: ActiveCampaign LLC, USA). Erläutern Sie, dass bei Newsletter-Anmeldung die Daten des Nutzers an ActiveCampaign übermittelt und dort gespeichert werden, um den Newsletterversand abzuwickeln. Weisen Sie auf den Drittlandbezug hin: ActiveCampaign hat seinen Sitz in den USA, ist jedoch nach dem EU–US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, wodurch ein dem EU-Recht vergleichbares Datenschutzniveau zugesichert wird (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Nennen Sie die einschlägige Rechtsgrundlage – in der Regel die Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für den Newsletter. Beispiel-Formulierung: „Wir nutzen für den Newsletter-Versand den Dienst ActiveCampaign (ActiveCampaign LLC, USA). Die von Ihnen im Formular eingetragenen Daten (z.B. E-Mail) werden auf den Servern von ActiveCampaign in den USA gespeichert. ActiveCampaign ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Wir haben mit dem Anbieter einen Data Processing Addendum (Auftragsverarbeitungsvertrag) abgeschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich vom Newsletter abmelden.“ – Damit erfüllen Sie die Informationspflicht über den Einsatz eines Auftragsverarbeiters und die Drittlandübermittlung.
• reCAPTCHA / Spam-Schutz: Falls Sie Google reCAPTCHA verwenden müssen Sie einen eigenen Abschnitt dazu aufnehmen (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Erläutern Sie Zweck (Schutz vor Spam/Bots) und was dabei passiert: z.B. „Auf unserer Website nutzen wir in bestimmten Formularen den Dienst Google reCAPTCHA der Google Ireland Ltd. Dies dient zur Unterscheidung, ob Eingaben von einer Person oder missbräuchlich durch eine Maschine erfolgen (Privacy Policy – Southern Fried Chicken | Zürich | Yardbird). reCAPTCHA analysiert dazu das Verhalten des Webseitenbesuchers (z.B. Mausbewegungen, IP-Adresse) (Privacy Policy – Southern Fried Chicken | Zürich | Yardbird). Diese Daten werden an Google-Server übertragen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir über das vorgeschaltete Consent-Banner einholen. Ohne Einwilligung wird reCAPTCHA nicht geladen.“ Nennen Sie außerdem, dass weitere Informationen bei Google unter deren Privacy Policy zu finden sind (Link auf policies.google.com) (Privacy Policy – Southern Fried Chicken | Zürich | Yardbird). – Hinweis: Da reCAPTCHA (Invisible v3) meist im Hintergrund läuft, ist vielen Nutzern nicht bewusst, dass Google mitliest (Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform? | eRecht24). Umso wichtiger ist der transparente Hinweis im Privacy Text und idealerweise bereits beim Laden (Cookie-Banner).
• Alternative Captchas: Bei Friendly Captcha oder anderen erwähnen Sie den Dienst ebenfalls namentlich inkl. Anbieter und Sitz. Z.B. „Wir verwenden Friendly Captcha der Friendly Captcha GmbH, Deutschland, um unser Formular vor Spam zu schützen. Friendly Captcha setzt keine Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten der Nutzer; stattdessen wird im Hintergrund eine Rechenaufgabe gelöst. Dies gilt als berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um die Sicherheit unserer Webseite zu gewährleisten.“ – Hier könnte man argumentieren, dass wegen der Datenschutzfreundlichkeit keine Einwilligung nötig ist (einige stufen Friendly Captcha als technisch notwendig ein). Aber um sicher zu gehen, kann auch hier Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) genutzt werden, je nach Empfehlung Ihres Datenschutzbeauftragten.
• Honeypot (wenn genutzt): Da ein Honeypot-Feld keine Daten an externe Empfänger sendet, reicht ein kurzer Hinweis im Privacy-Text, wenn überhaupt. Sie könnten erwähnen: „Wir verwenden in unseren Formularen interne technische Schutzmechanismen (z.B. sog. Honeypot-Felder), um automatisierte Spam-Einträge zu erkennen und zu filtern. Diese Maßnahme verarbeitet keine zusätzlichen personenbezogenen Daten des Nutzers, sondern dient der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität unseres Dienstes (berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).“ – Dieser Passus stellt klar, was gemacht wird, obwohl hier keine Drittlandfrage oder externe Verarbeitung vorliegt.

Zusätzlich zur Datenschutzerklärung sollte im Impressum / Datenschutz-Seite vermerkt sein, dass Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit ActiveCampaign abgeschlossen haben, und idealerweise verlinken Sie auf ActiveCampaigns eigene Datenschutzerklärung (ActiveCampaign Auftragsverarbeitung? Alle Infos zu AVV, DPA, SCCs & Co.). Dienste wie eRecht24 bieten Mustertexte genau für diesen Zweck.

b) Hinweis direkt im Formular: Nutzer sollten unmittelbar beim Ausfüllen des Formulars informiert werden, was mit ihren Daten geschieht. Gerade bei Newsletter-Anmeldungen ist es üblich, neben dem „Absenden“-Button einen kurzen Datenschutzhinweis zu platzieren. Dieser kann formlos sein oder in Form einer Checkbox zur Einwilligung:

• Kurztext unter dem Formular: Eine oft gewählte Lösung ist ein Satz wie „Mit dem Absenden des Formulars erkläre ich mich mit der Verarbeitung meiner Daten gemäß der [Datenschutzerklärung] einverstanden.“ Verlinken Sie „Datenschutzerklärung“ auf Ihre Privacy-Seite. Wenn Sie ActiveCampaign im Einsatz haben, können Sie auch konkret erwähnen: „Wir nutzen zur Newsletter-Versendung den Dienst ActiveCampaign. Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass Ihre eingegebenen Daten an ActiveCampaign übermittelt und dort verarbeitet werden.“ Dadurch weiß der Nutzer bereits vor dem Klick, dass ein externer Dienst (USA) beteiligt ist.
• Checkbox für Einwilligung: Rechtlich erforderlich ist eine aktive Einwilligung für den Newsletter an sich. Das Double-Opt-In erfüllt dies zwar, trotzdem empfehlen viele Juristen auch im Formular eine Checkbox „Ich möchte den Newsletter erhalten und bin mit der Verarbeitung meiner Daten einverstanden.“ Diese Checkbox deckt zwei Dinge ab: die inhaltliche Einwilligung zum Erhalt von Mails und die datenschutzrechtliche Einwilligung in Verarbeitung und Übermittlung. Beispielsweise: „ Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und bin einverstanden, dass meine angegebenen Daten zum Versand des Newsletters über ActiveCampaign in die USA übertragen und dort verarbeitet werden.“ – Dieser Text macht transparent, wohin die Daten gehen (Drittland USA) und worauf sich der Nutzer einlässt. Wichtig: Die Formulierung sollte den Nutzer nicht abschrecken, aber ehrlich informieren. Da ActiveCampaign durch das EU-US DPF als zulässig gilt (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24), kann man das ggf. in Klammern erwähnen: („ActiveCampaign ist unter dem EU-US Privacy Framework zertifiziert“), um Vertrauen zu schaffen.
• reCAPTCHA-Hinweis: Falls Sie Google reCAPTCHA im Formular verwenden, verlangt Google selbst einen Hinweis nahe am Captcha. Üblich ist der Satz: „Diese Seite ist durch reCAPTCHA geschützt, es gelten die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google.“ Dieser Textblock sollte direkt unter dem Captcha angezeigt werden (oft wird er automatisch von Google eingeblendet, wenn man die API verwendet). Auch wenn er auf Englisch erscheint, übersetzen viele Seiten ihn ins Deutsche für die Datenschutzerklärung. Stellen Sie sicher, dass dieser Hinweis vorhanden ist, denn er erfüllt Googles Bedingungen und informiert den Nutzer über die Drittanbieter-Bedingungen.

Zusammengefasst sollten Nutzer vor dem Absenden wissen, wofür sie ihre Daten hergeben und wohin diese gehen. Ein klarer, gut sichtbarer Hinweis im Formular (Text oder Checkbox) plus ausführliche Erläuterungen in der Datenschutzerklärung erfüllen diese Anforderung. So kombinieren Sie Rechtssicherheit mit Transparenz und schaffen Vertrauen bei Ihren Webseitenbesuchern.

4. Best Practices zur Spam-Reduzierung (ActiveCampaign Nutzer-Erfahrungen)

ActiveCampaign-Anwender haben verschiedene Best Practices entwickelt, um Spam-Einträge in Formularen und unerwünschte Kontakte zu minimieren. Hier die wichtigsten Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Double-Opt-In nutzen: Die bestätigte Anmeldung ist einer der effektivsten Schutzmechanismen gegen Spam-Kontakte (Spam traps and how to prevent them – ActiveCampaign Help Center) (Spam traps and how to prevent them – ActiveCampaign Help Center). ActiveCampaign hat Double-Opt-In bei Formularen standardmäßig aktiviert (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Dadurch wird nach der Formularanmeldung eine Bestätigungs-E-Mail geschickt, und erst nach Klick auf den enthaltenen Link wird der Kontakt tatsächlich auf „aktiv“ gesetzt. Spam-Bots und Spam-Trap-Adressen (Spamfallen) können diesen Schritt in der Regel nicht abschließen (Spam traps and how to prevent them – ActiveCampaign Help Center) (Spam traps and how to prevent them – ActiveCampaign Help Center) – Fake-Einträge bleiben also in „unbestätigt“ hängen und erhalten keine Mail. Tipp: Überprüfen Sie in ActiveCampaign unter Form > Options, ob „Opt-in Bestätigung erforderlich“ eingeschaltet ist, um sicherzugehen (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Double-Opt-In hält nicht nur Bots fern, sondern stellt auch sicher, dass Sie die rechtlich nötige Einwilligung haben.
• CAPTCHA einsetzen (mit Bedacht): Wenn Spam-Bots massenhaft Ihr Formular ausfüllen, kann ein Captcha vorgeschaltet helfen. ActiveCampaign erlaubt das Hinzufügen eines reCAPTCHA-Feldes (siehe Abschnitt 2) (How do I add CAPTCHA to my form? – ActiveCampaign Help Center). Einige Anwender berichten, dass eine Kombination aus Captcha und Double-Opt-In die beste Wirkung zeigt, um die eigenen Sender-Reputation zu schützen (Spam traps and how to prevent them – ActiveCampaign Help Center). Allerdings, wie erwähnt, sollte ein Google-Captcha in der EU nur mit Einwilligung eingesetzt werden. Alternativ kann ein datenschutzfreundlicher Captcha-Dienst gewählt werden, der ohne Einwilligung auskommt. Wägen Sie Usability gegen Sicherheit ab: Jedes Captcha bedeutet eine kleine Hürde für echte Nutzer – setzen Sie es vor allem dann ein, wenn Sie tatsächlich ein Spam-Problem feststellen.
• Honeypot-Feld + Automation: Viele erfahrene Marketer schwören auf den bereits erwähnten Honeypot als unsichtbaren Spammer-Filter. Die Implementierung in ActiveCampaign ist einfach und wurde von Nutzern dokumentiert: Man fügt ein Hidden Field im Formular hinzu und richtet eine If/Else-Automation ein, die alle neuen Kontakte mit gefülltem Honeypot-Feld automatisch entfernt oder markiert (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Diese Methode läuft komplett im Hintergrund, ohne den Nutzer zu belästigen. Ein Praxisbeispiel: Ein Nutzer hat das Hidden Field „Homepage“ genannt und eine Automation gebaut, die bei jedem neuen Kontakt prüft: If Homepage (custom field) is not blank → unsubscribe contact (als Spam) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME). Damit werden Bot-Einträge Sekunden nach der Anmeldung wieder aus der Liste geworfen. Best Practice ist, solchen Kontakten auch einen Tag wie „Spam-Bot“ zu geben, um sie ggf. später nachvollziehen zu können und doppelte Versuche zu erkennen (3 Ways to Reduce Spam in ActiveCampaign). Honeypots bieten also einen robusten, userfreundlichen Spam-Schutz.
• Blacklist und Validierung: Ein weiterer Tipp aus der Community ist, bekannte Wegwerf-E-Mail-Domains oder offensichtliche Spam-Adressen proaktiv auszufiltern. ActiveCampaign selbst bietet hierfür keine eingebaute Liste, aber Sie könnten z.B. in Ihrer Formular-Automation eine Bedingung hinzufügen: Wenn E-Mail enthält bestimmte Muster (z.B. „@mailinator.com“ oder offensichtliche Zufallsbuchstaben), dann ebenfalls austragen. Zudem lohnt sich regelmäßiges List Cleaning: Gelegentlich die Kontakte durchsehen und inaktive oder verdächtige entfernen. Sollte doch mal ein Spam-Kontakt es in die Liste schaffen, erkennt man ihn oft daran, dass er keine Bestätigung hat oder nie öffnet. Einige Nutzer verwenden externe Tools zur E-Mail-Validierung, um ihre Listen sauber zu halten (besonders, wenn man z.B. alte Bestandsdaten importiert). Dies kann helfen, Spamfallen (Spam-Traps) zu vermeiden, die der Reputation schaden (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME) (How To Stop Spam Going Into Forms On ActiveCampaign – DigitalME).
• Monitoring und Anpassung: Halten Sie im Blick, wie viele neue Kontakte pro Tag hinzukommen und ob die Qualität stimmt. Wenn Sie z.B. innerhalb kurzer Zeit Dutzende Anmeldungen mit kryptischen Namen bekommen, ist vermutlich ein Bot am Werk. Reagieren Sie flexibel: Vorübergehend das Formular deaktivieren, ein stärkeres Captcha einschalten oder zusätzliche Fragen einbauen (eine einfache Quizfrage kann Bots abschrecken (Datenschutzprobleme bei Google reCAPTCHA | activeMind AG)). Best Practice bedeutet auch, ständig aus den eigenen Erfahrungen zu lernen und das Setup anzupassen. Schauen Sie sich Berichte und Diskussionen anderer ActiveCampaign-Nutzer an, um neue Ideen zu gewinnen – z.B. Blogbeiträge wie von Lindsay Kirsch (3 Ways to Reduce Spam in ActiveCampaign) oder DigitalME, die konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Spam-Schutz in ActiveCampaign teilen.

Zusammengefasst lautet die Strategie: Erst absichern, dann säubern. Richten Sie präventive Maßnahmen ein (Double-Opt-In, ggf. Captcha/Honeypot) und pflegen Sie Ihre Liste im Nachgang (Automation zum Entfernen von Spam, regelmäßige Prüfungen). Diese kombinierten Best Practices sorgen für eine gute Listqualität, verlässliche Statistiken und schützen Ihre Domain vor einem schlechten Ruf durch Spamversand (3 Ways to Reduce Spam in ActiveCampaign) (3 Ways to Reduce Spam in ActiveCampaign).

5. ActiveCampaign-Serverstandort & DSGVO: Drittland-Transfer und Hinweise

Serverstandort ActiveCampaign: ActiveCampaign ist ein US-amerikanischer Anbieter mit Hauptsitz in Chicago. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten Ihrer Newsletter-Abonnenten in der Regel auf Server in den USA übertragen und dort verarbeitet werden (ActiveCampaign Auftragsverarbeitung? Alle Infos zu AVV, DPA, SCCs & Co.). Allerdings hat ActiveCampaign seit kurzem auch Rechenzentren in Europa (und Australien) aufgebaut (ActiveCampaign data hosting locations – ActiveCampaign Help Center). Je nach Kundenkonto können Daten somit entweder in den USA oder in der EU gespeichert sein. Welches Datencenter Ihr Account nutzt, kann der ActiveCampaign Support auf Anfrage mitteilen (ActiveCampaign data hosting locations – ActiveCampaign Help Center) – Standardeinstellung für ältere/deutsche Accounts war jedoch oft die USA. In jedem Fall sollten Sie als Verantwortlicher davon ausgehen, dass ein Drittlandtransfer (EU -> USA) stattfindet, sofern Sie nicht vertraglich/technisch sicher in der EU hosten.

Auswirkungen auf die DSGVO: Die DSGVO erlaubt Datenübermittlungen in ein unsicheres Drittland (wie die USA, die kein generelles angemessenes Datenschutzniveau hatten) nur unter bestimmten Bedingungen (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Eine dieser Bedingungen sind geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln (SCC) oder – seit 2023 – eine Anerkennung durch ein besonderes Abkommen. Für die USA gibt es nun den EU-US Data Privacy Framework (DPF), einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom Juli 2023 (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). ActiveCampaign ist ein aktiver Teilnehmer dieses Privacy Frameworks und hat sich entsprechend zertifizieren lassen (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Laut eRecht24 ist ActiveCampaign durch die DPF-Zertifizierung datenschutzrechtlich zulässig nutzbar, da nun ein der EU gleichwertiges Schutzniveau zugesichert wird (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Anders gesagt: Die rechtliche Grundlage für den Transfer Ihrer Newsletter-Daten in die USA ist durch ActiveCampaigns DPF-Zertifizierung abgedeckt, zusätzlich zu den üblichen Auftragsverarbeitungsverträgen. Darüber hinaus bietet ActiveCampaign auch den Abschluss eines Data Processing Addendum (DPA) mit EU-Standardvertragsklauseln an (ActiveCampaign Auftragsverarbeitung? Alle Infos zu AVV, DPA, SCCs & Co.), was weitere Absicherung gibt.

Notwendige Hinweise im Formular bei Drittlandübertragung: Auch wenn die Übermittlung dank DPF rechtlich zulässig ist, verlangt die DSGVO Transparenz gegenüber den Nutzern. Das heißt konkret, Sie müssen Betroffene informieren, dass ihre Daten in ein Drittland übertragen werden und auf welcher Grundlage. Folgende Punkte sollten Sie daher im Kontext des Formulars kommunizieren:

• Nennung des Dienstleisters und Landes: Direkt am Formular (z.B. in der Einwilligungstext oder -checkbox, siehe Punkt 3) erwähnen Sie ActiveCampaign als Empfänger und die USA als Datenstandort. Beispiel: „…dass meine Daten an ActiveCampaign (USA) übermittelt werden…“ Dadurch ist dem Nutzer klar, dass seine Daten Europa verlassen.
• Verweis auf Schutzmechanismus: Um Vertrauen zu schaffen und Ihre Compliance zu verdeutlichen, können Sie kurz anmerken, warum der Transfer dennoch sicher ist. Z.B.: „ActiveCampaign ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau garantiert wird.“ Alternativ: *„(USA, zertifiziert nach EU-US-Datenschutzabkommen)“. * – Dieser Hinweis ist freiwillig, zeigt aber, dass Sie das Thema kennen und ernst nehmen.
• Link/Verweis Datenschutzinfo: Weisen Sie darauf hin, dass ausführliche Informationen in der Datenschutzerklärung stehen. Etwa: „Weitere Details entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.“ Auf der Datenschutzseite selbst müssen dann, wie unter Punkt 3 beschrieben, die Drittlandtransfers erläutert sein (inkl. DPF und ggf. SCC). Laut DSGVO Art. 13 müssen Sie z.B. angeben, auf Basis welcher Garantie die Übertragung erfolgt – im Fall ActiveCampaign also Angemessenheitsbeschluss (DPF) oder Standardklauseln. Dies haben Sie idealerweise im ActiveCampaign-Abschnitt der Datenschutzerklärung stehen.
• Optionale explizite Einwilligung für Drittland: Einige Unternehmen holen sich separat die Zustimmung für die US-Übertragung, um ganz sicherzugehen (gerade nach dem Schrems-II-Urteil war das verbreitet). Das könnte so aussehen: zwei Checkboxen – eine für „Datenschutz & Newsletter erhalten“ und eine zweite „Ich bin einverstanden, dass meine Daten in die USA übertragen werden“. In der Praxis ist das jedoch umständlich und seit dem DPF nicht mehr unbedingt erforderlich, solange Sie transparent informiert haben. Wenn ActiveCampaign nicht DPF-zertifiziert wäre, müsste man strenger abwägen. In unserem Fall genügt meist die eine Einwilligung für Newsletter inkl. Info über USA.

Zusammengefasst: ActiveCampaigns Server befinden sich oft in den USA, was einen Drittlandtransfer Ihrer Nutzerdaten bedeutet (ActiveCampaign Auftragsverarbeitung? Alle Infos zu AVV, DPA, SCCs & Co.). Dank der aktuellen Rechtslage (EU-US Privacy Framework) ist dieser Transfer zulässig, jedoch müssen Sie die Nutzer darüber informieren (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24) (Datenschutzerklärung für Active Campaign │ eRecht24). Bringen Sie daher am Formular einen klaren Hinweis an (inkl. Verweis auf USA und Privacy Policy) und erläutern Sie in Ihrer Datenschutzerklärung ausführlich den Einsatz von ActiveCampaign und die datenschutzrechtlichen Grundlagen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Newsletter-Anmeldung rechtssicher und transparent gestaltet ist – der Nutzer fühlt sich gut aufgeklärt, und Sie erfüllen die DSGVO-Anforderungen in Bezug auf Drittlanddatenübermittlung.